Die Registrierkassenpflicht ist die Verpflichtung, alle Bareinnahmen mit einer elektronischen Registrierkasse (elektronischem Aufzeichnungssystem) einzeln zu erfassen. Jede Registrierkasse hat über ein Datenerfassungsprotokoll und seit 2017 über eine Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit (Sicherheitseinrichtung) zu verfügen, um Manipulationen vorzubeugen.
Inbetriebnahme der Registrierkasse
Bei Inbetriebnahme der Registrierkasse müssen sowohl die Registrierkasse als auch die Sicherungseinheit an das Finanzamt gemeldet werden. Der erste Beleg, der sogenannte Startbeleg, ist an das Finanzamt zu übermitteln und sieben Jahre aufzubewahren.
Erstellung von Monatsbelegen
Am Ende eines jeden Monats ist als letzter Beleg ein Monatsbeleg zu erstellen. Dabei handelt es sich um signierende Kontrollbelege mit dem Betrag Null. Wie diese Belege zu erstellen sind, ist der Bedienungsanleitung der Registrierkasse zu entnehmen oder mit dem Kassenhändler zu klären.
Der Monatsbeleg muss erstellt, aber nicht beim Finanzamt gemeldet oder geprüft werden. Jedenfalls muss der Monatsbeleg im Datenerfassungsprotokoll aufscheinen. Für Zwecke der Dokumentation empfiehlt es sich, den Monatsbeleg auszudrucken.
Erstellung und Überprüfung von Jahresbelegen
Jahresbelege sind zu signierende Kontrollbelege mit Betrag Null. Der Monatsbeleg für Dezember ist gleichzeitig der Jahresbeleg. Dieser ist jedes Jahr zusätzlich auszudrucken, aufzubewahren und dem Finanzamt zur Überprüfung zu übermitteln.
Quartalsweise Sicherung des Datenerfassungsprotokolls (DEP)
Das vollständige Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse ist zumindest quartalsweise auf einem externen Datenträger zu sichern. Als geeignete Medien gelten beispielsweise schreibgeschützte externe Festplatten, USB-Sticks und Speicher auf externen Servern. Die Unveränderbarkeit des Inhaltes der Daten ist durch die Signatur bzw. das Siegel und insbesondere durch die signierten Monatsbelege gegeben. Jede Sicherung ist mindestens sieben Jahre aufzubewahren.
Ausfall und Außerbetriebnahme
Fällt die Registrierkasse aus, dann sind die Barumsätze auf einer anderen Registrierkasse zu erfassen. Wenn keine anderen Registrierkassen zur Verfügung stehen, dann sind die Belege händisch zu erfassen. Nach der Fehlerbehebung sind die Einzelumsätze anhand der händischen Belege nach zu erfassen. Dabei sind Tagessammelbelege zulässig, wenn ein entsprechender Verweis auf die händischen Belege angegeben wird.
Bei Ausfall der Sicherheitseinrichtung ist ein Beleg zu erstellen, auf dem der Beginn und das Ende des Ausfalls hervorgehen. Wenn nur die Sicherungseinheit ausfällt und die Registrierkasse jedoch funktioniert, dann kann die Registrierkasse weiterhin betrieben werden. Auf den Belegen muss jedoch der Hinweis „Sicherungseinrichtung ausgefallen“ angebracht werden.
Wenn der Ausfall der Registrierkasse oder der Sicherheitseinrichtung länger als 48 Stunden dauert, hat die Meldung des Ausfalls binnen einer Woche an das Finanzamt zu erfolgen. Zu melden sind die Art des Ausfalls (ungeplante Unterbrechung oder geplante Außerbetriebnahme), Grund des Ausfalls und Beginn des Ausfalls mit Angabe des Datums und der Uhrzeit.
Im Falle einer geplanten Außerbetriebnahme, z. B. bei einer Betriebsaufgabe, muss ein signierter Schlussbeleg erstellt werden, der ausgedruckt und mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden muss. Außerdem ist das Datenerfassungsprotokoll zu sichern und ebenfalls sieben Jahre aufzubewahren.
Kontrollen der Registrierkassenpflicht
Die Kontrolle und Prüfung der Einhaltung der Registrierkassenpflicht erfolgt in Form von Nachschauen oder Außenprüfungen durch das Finanzamt. Es sollte eine mit der Registrierkasse vertraute Person bestimmt werden, die als Ansprechpartner zur Verfügung steht. Diese Person sollte einen Nullbeleg erstellen und die DEP-Protokolle auslesen können. Außerdem ist es von Vorteil, wenn sämtliche Unterlagen wie Bedienungsanleitung oder Einrichtungsprotokolle griffbereit sind.
Tipp:
In der Praxis kommt es vor, dass beim Auslesen des Datenerfassungsprotokolls Fehler gefunden werden, was in einer Prüfungssituation sehr unangenehm sein kann.
Wenn Sie wissen möchten, ob ihre Registrierkasse ordnungsgemäß funktioniert, haben Sie die Möglichkeit, bei mir die DEP-Datei mithilfe eines Analyseprogramms auf Fehler überprüfen zu lassen.
Bitte beachten Sie, dass es sich um eine allgemeine Information handelt und eine individuelle Beratung nicht ersetzt. Haben Sie noch Fragen oder möchten Sie einen persönlichen Beratungstermin vereinbaren? Sie erreichen mich unter 0664/889 220 44 oder unter office[at]ak-steuerberatung.at. Ich freue mich auf ein Gespräch mit Ihnen!
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